Die integrierte, verteilte Anwendung

von Heiko Robert
Kategorien: alfresco, sbcs
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<h2>Der Spagat zwischen generellen Plattformen und der fachlichen Anwendung</h2> <p>Wenn es darum geht, in einem Unternehmen die Mitarbeiter in ihren Prozessen optimal mit IT-Systemen zu unterstützten, dann hat man sehr häufig die undankbare Entscheidung zu treffen: Nutzt man eine integrierte Plattform oder entscheidet man sich in bestimmte Fällen für fachlich optimierte Anwendungen wie ein CRM-System, ein Projektverwaltung, ein Bewerbungsmanagement, ein QM-System, ... ? Die integrierte Plattform kann für viele Zwecke eingesetzt werden, bietet jedoch für viele Anforderungen nur rudimentäre Unterstützung. Die Fachanwendung hat wiederum Ihre Schwächen in der Integration mit den anderen Systemen, Daten und Benutzerprozessen.</p> <p>Eine Fachabteilung wird sich wohl eher für eine spezialisierte Fachanwendung entscheiden, wohingegen Entscheider mit Fokus auf das Gesamtunternehmen eher eine einheitliche Plattform bevorzugen, die weniger Medien-, Daten- und Prozessbrüche verursachen. Weder das eine noch das andere ist immer die <em>richtige</em> Entscheidung und so kommt es, dass fast in allen Organisationen früher oder später mehrere Systeme miteinander prozessübergreifend kooperieren müssen. Häufig ist allerdings der <em>Anwender</em> die "Schnittstelle", indem dieser die notwendigen Informationen von einem in das andere System überträgt und diese verteilete Datenhaltung irgendwie synchron hält.</p> <p>Wir haben auch schon Projekte gesehen, bei denen Consulting-Unternehmen und Entwickler versucht haben, in Alfresco oder Sharepoint das Rad neu zu erfinden. Sie bauten ein CRM-, eine Vertragsverwaltung oder auch eine Projektverwaltung mit den Bordmitteln dieser Plattform nach - mit bescheidenem Ergebnis. Hinzu kommt, dass diese Anwendungen meist mit sehr hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand gepflegt werden müssen.</p> <p>Wir verfolgen mit der smart-bcs-Plattorm einen neuen Ansatz, indem <em>ein</em> zentrales System die Daten- und Dokument<em>zugriffe</em> auf pragmatische Weise über Systemgrenzen hinweg verbindet. In den unterschiedlichen Systemen werden die Daten der jeweils anderen Anwendungen ohne Kopien oder proprietäre Technologien integriert und es werden intelligente Links eingebunden, über die man direkt in den Verbundenen Vorgang des anderen Systems springen kann.</p> <p><img title="MDH Entitäten" alt="MDH Entitäten" class="img-fluid float-right" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/icon-konnektoren.svg" /></p> <h2>Zusammenspiel Alfresco, EspoCRM, Redmine</h2> <p>Nachfolgend exemplarich die Integration zwischen Alfresco als Dokumentenmanagementsystem, EspoCRM und Redmine für die Projektverwaltung:</p> <p>In Alfresco können verschiedene Dokument- und Ordnertypen definiert werden, die bestimmte Eigenschaften haben sollen. Wenn man jetzt beispielsweise ein Dokument einer Firma zuordnen möchte, trägt man nicht mehr den Namen der Firma als freien Text ein, sondern bekommt wärend der Eingabe bereits Vorschläge (autocomplete) zu passenden Namen aus dem CRM. Wählt man den korrekten Eintrag aus, wird der Firmenname in allen Dialogen in Alfresco angezeigt, jedoch <em>intern</em> nur die eindeutige Referenz (wie die Business-Partner-Nummer) gespeichert. Der Firmenname ist somit in Alfresco immer aktuell.</p> <!-- ![API](icon-rest.svg "API") {.img-fluid .float-left} --> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/AlfrescoPropertyControl-de.png" /></p> <p>Ein Ordner kann in Alfresco alle relevanten Daten aus anderen Systemen anzeigen <em>und</em> diese Information nutzen, um über cleverere Templates (dynamische "Deckblätter") Links auf andere Ordner in Alfresco zu erzeugen, obwohl der Zusammenhang in Alfresco gar nicht gespeichert ist. Ausserdem werden auch gleich Links erzeugt, die in die betreffenden Vorgänge, Aufträge, Kontakte ausserhalb von Alfresco verweisen: </p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/AlfrescoFolderCoverTemplate.de.png" /></p> <p>Auf die gleiche Weise könnte beispielsweise ein Meeting-Ordner aussehen, der automatisch alle Daten und Teilnehmer des Meetings aus EspoCRM läd:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/AlfrescoFolderCoverTemplate-2.de.png" /></p> <p>Alfresco spricht allerdings nur mit der smart-bcs-Plattform und weiss gar nicht, welches System sich hinter welcher Information verbirgt. Klickt man in diesem Beispiel auf die "Meeting Number", wird man von der smart-bcs-Plattform an das entsprechende System weiter geleitet und landet in diesem Fall direkt im Meeting von EspoCRM.</p> <h2>EspoCRM</h2> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/EspoCRMMeetingDetails-de.png" /></p> <p>Alle Meetings und sonstigen Termine werden in einem teamfähigen Kalender organisiert, der auch über Einladungen Zu- und Absagen automatich pflegt:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/EspoCRMCalendar-de.png" /></p> <p>In EspoCRM ist das mächtigste Element der Fall (Case). Dieser repräsentiert die heute oft noch gängige Umlaufmappe zu einem Vorgang. In diesem können alle Verantwortlichen, Beteiligten, Aufgaben, Termine und die damit verbundene Kommunikation und Planung abgebildet und dokumentiert werden:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/EspoCRMCase-de.png" /></p> <p>Mit EspoCRM können Emails empfangen und versendet werden. Ausserdem können Mails auch immer den korrekten Vorgängen zugeordnet werden.</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/EspoCRMEmail-de.png" /></p> <p>Es ist auch möglich, aus EspoCRM zu den in Alfresco gespeicherten Dokumenten zu springen. EspoCRM weiss wie im umgekehrten Fall nichts von Alfresco und gibt einfach nur den passenden Kontext an die smart-bcs-Plattform, die den Anwender entsprechend zum gewünschten Ordner in Alfresco weiter leitet:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/EspoCRMJumptoAlfresco-de.png" /></p> <h2>Redmine Projektverwaltung und Ticketsystem</h2> <p>Die Integration von Alfresco zu anderen Systemen funktioniert ganz ähnlich: Daten werden in Alfresco angezeigt und verlinkt. In diesem Beispiel werden die Projektdaten aus dem System Redmine ausgelesen:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/AlfrescoJumptoRedmine-de.png" /></p> <p>Über den Link in der Projekt-Nummer kann man direkt in das Projekt in Redmine springen und hat dort wiederum einen Link in die Kunden- und (Projekt-)Vertragsdaten in EspoCRM:</p> <p><img alt="Daten anderer Anwendungen in Alfresco nutzen" src="/user/sites/blog.ecm4u.de/pages/blog/2019-09-25-die-integrierte-verteilte-anwendung/RedmineProject.png" /></p> <h1>Zusammenfassung</h1> <p>Man muss sich heute nicht mehr davor scheuen, fachliche Anforderungen in besonders dafür geeigneten Anwendungen umzusetzen, wenn man die pragmatischen Integrationswege der smart-BCS-Plattform nutzt. Umgekehrt sollte man heute auch nicht mehr mit viel Aufwand aber wenig Funktionalität fachliche Anforderungen in allgemeinen Plattformen wie Alfresco oder Sharepoint umsetzen, wenn man beides verbinden kann.</p> <!-- ![MDH REST API](icon-rest.svg "MDH REST API") {.img-fluid .float-left} --> <p>Für diese Art der Integration sind besonders moderne OpenSource-Webanwendungen geeignet,</p> <!-- ![MDH REST API](icon-api.svg "MDH REST API") {.img-fluid .float-right} --> <p>Mitarbeiter wollen eine bessere Unterstützung in Ihren Arbeitsabläufen bekommen und Unternehmen eine höhere Transparenz und Datenkonsistenz in Ihren Prozessen schaffen. Dies wird einerseits durch die einheitliche Daten- und Link-Integration ermöglicht, schafft aber auch (endlich) ganze neue Möglichkeiten für anwendungsübergreifende Abläufe. Dies beleuchten wir in einem separaten Artikel zum smart-bcs Task Client und Forms- &amp; Workflowserver.</p> <p><small>Bildnachweis Titelbild: <cite title="pixel2013 (S. Hermann & F. Richter) / Pixabay (Image #2662550)"><a href="https://pixabay.com/photos/gulls-fun-photo-composing-2662550/">pixel2013 (S. Hermann &amp; F. Richter)</a></cite> lizensiert unter der <a href="https://pixabay.com/en/service/license/" target="_blank" class="button" rel="nofollow">pixabay license</a> (free for commercial use)</small></p>
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